L’employeur est dans l’obligation de créer et remettre une fiche de paie (ou bulletin de salaire) à ses salariés. Cette obligation revêt diverses mentions obligatoires. La tendance est de plus en plus à l’externalisation des outils de paie, pour des raisons pratiques et économiques. 

Site pour créer des fiches de paie

Les outils mis à disposition en ligne sont aujourd’hui très pratiques et contribuent au gain de temps précieux pour l’employeur. Par exemple, la plateforme QuickPaie permet la création rapide des fiches de paie, tout est clairement explicité et la fonctionnalité de la saisie automatique est un réel atout. Les données sont sauvegardées d’un mois à l’autre, donc il ne reste à l’employeur qu’à saisir les données du salarié une seule fois. La création d’une fiche de paie n’a jamais été aussi facile.

L’édition de bulletins de salaire en ligne est devenue incontournable grâce à la possibilité depuis 2017, de dématérialiser les fiches de paie. Le principe du format papier est devenu l’exception. C’est pourquoi la création de fiches de paie en ligne est devenue accessible à tous, et à un prix imbattable. 

Bulletin de salaire simplifié

La création des fiches de paie a pris la direction de la simplification depuis quelques années. En effet, un arrêté du 9 mai 2018 précise une nouvelle structure des fiches de paie.

Depuis le 1er octobre 2018, le bulletin de paie a pris la forme simplifiée. Les fiches de paie sont devenues bien moins exhaustives que jadis. De plus, l’externalisation de la création des fiches de paie garantit bien entendu la prise en compte de l’entrée en vigueur du prélèvement à la source à compter du 1er janvier 2019, par l’apparition de la mention « net à payer avant l’impôt sur le revenu ».

Mentions obligatoires

Les mentions obligatoires prévues par le Code du travail et devant apparaître lorsqu’un employeur crée une fiche de paie sont les suivantes :

  • Informations de l’employeur :
    • Nom et adresse de l’employeur
    • Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (code APE ou code NAF)
    • Numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret)
    • Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail 
  • Informations du salarié :
    • Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)
    • Période et nombre d’heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)
    • Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours) 
  • Informations sur le salaire et les cotisations :
    • Rémunération brute du salarié
    • Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales
    • Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
    • Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
    • Nature et montant des autres versements et retenues (exemple : la prise en charge des frais de transports)
    • Montant effectivement reçu par le salarié
    • Date du paiement 
    • Dates de congé et montant de l’indemnité de congés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée
    • Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage
    • Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
    • Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)
    • Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie
    • Montant net à payer avant l’impôt sur le revenu et montant de l’impôt prélevé à la source
    • Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

Textes juridiques

Les différents textes de référence qui régissent les modalités de création ou d’établissement des fiches de paie par l’employeur à l’attention du salarié sont diverses :

  • Sur la remise du bulletin de salaire au salarié : Code du travail, articles L3243-1 à L3243-5 ;
  • Sur les mentions obligatoires, facultatives et interdites à faire apparaître lors de l’édition des fiches de paie : Code du travail, articles R3243-1 à R3243-9 ;
  • Sur la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité : décrier n°2016-1762 du 16 décembre 2016 ;
  •  Sur la simplification du bulletin de paie : circulaire du 30 juin 2005 ;
  • Sur l’apparition des libellés, de l’ordre et du regroupement des informations à inscrire sur le bulletin de salaire : article R3243-2 du code du travail ;

Éditer une fiche de paie

Les employeurs n’ont plus qu’à se lancer dans l’ère du digital et utiliser les outils mis à disposition pour créer des fiches de paie qui en plus d’être performants et facile d’utilisation, sont tout à fait conformes et peu onéreux !